Destruction d'archives : comment faire détruire vos documents confidentiels en toute sécurité

Des armoires remplies de vieilles factures, de dossiers du personnel ou de dossiers clients : toutes les entreprises et tous les professionnels libéraux sont confrontés à ce problème, tout comme de nombreux particuliers. Ces documents ne doivent pas être jetés à la poubelle comme du simple papier, car ils contiennent souvent des données à caractère personnel.

Dans ce guide, vous découvrirez quels documents vous devez conserver, comment détruire vos documents papier en toute sécurité et ce qu'est un certificat de destruction.

1. Quels documents devez-vous conserver ?

Ne détruisez rien avant l'expiration du délai de conservation légal. Les principaux délais en Belgique :

• Documents fiscaux (factures, contrats, pièces justificatives) : 10 ans. C'est le cas depuis la loi du 20 novembre 2022, à compter de l'année d'imposition 2023.
• Comptabilité selon le droit économique : 7 ans. Dans la pratique, vous retenez la durée la plus longue.
• Documents sociaux, comme le registre du personnel et le compte individuel : 5 ans (SP WASO).
• Données à caractère personnel : conformément au RGPD, pas plus longtemps que nécessaire (Autorité chargée de la protection des données).

Le délai commence généralement à courir le 1er janvier de l'année suivant celle de l'émission du document. Vous avez un doute ? Renseignez-vous auprès de votre comptable ou de votre secrétariat social.

2. Quand faites-vous le tri dans vos archives ?

• Chaque année : un cycle régulier de tri des documents dont la date limite est dépassée.
• En cas de déménagement ou de rénovation : voir aussi notre Liste de contrôle pour le déménagement du bureau.
• En cas de cessation d'activité ou de faillite : en savoir plus sur apurement des faillites.
• Après un décès : lorsqu'il faut trier les papiers du défunt. Lire notre guide.

3. Détruire soi-même ses documents : qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui ne fonctionne pas ?

Destructeur de documents

Pour les petites quantités, un bon destructeur de documents suffit. Choisissez-en un qui déchiquette le papier en petits morceaux plutôt qu'en longues bandes. La norme DIN 66399 classe les destructeurs de documents selon des niveaux de sécurité. Pour les données à caractère personnel, le niveau P-4 est généralement recommandé. Pour des archives complètes, cela prend toutefois beaucoup de temps.

Détruire du papier avec de l'eau

Vous pouvez faire tremper quelques feuilles dans l'eau jusqu'à ce qu'elles se désagrègent, puis jeter la pâte humide avec les déchets résiduels. Cela fonctionne pour une poignée de papiers, mais pas pour des archives : c'est un processus lent et salissant, et vous n'avez aucune preuve de destruction. N’ajoutez jamais de produits chimiques : c’est dangereux, et ces eaux usées ne doivent pas être déversées dans les égouts.

Brûler

En Flandre, il est interdit de brûler du papier dans le jardin ou dans un poêle. Il est interdit de brûler des déchets à l'air libre, et vous ne pouvez pas non plus les brûler dans un poêle à bois (VMM).

Conteneur à papier

Les documents confidentiels ne doivent pas être jetés dans la poubelle à papier ordinaire ni avec les vieux papiers : tout le monde peut y avoir accès.

4. Faire détruire des archives : voici comment cela fonctionne

Pour les quantités plus importantes, il est préférable de faire détruire vos archives par un professionnel. Chez JunkBrothers, voici comment cela se passe :

• Nous venons chercher vos archives, chez vous ou à votre bureau, même si elles se trouvent à la cave ou au grenier.
• Sur demande, nous emportons également les armoires et les étagères d'archives vides.
• Le papier est détruit par un prestataire de services de destruction certifié.
• Vous recevrez un certificat de destruction comme justificatif.

Cela peut être ponctuel, par exemple lors d'un déménagement, ou dans le cadre d'un apurement commercial. Les particuliers peuvent également s'adresser à nous.

5. Qu'est-ce qu'un certificat de destruction ?

Un certificat de destruction est la preuve officielle que vos documents ont été détruits en toute sécurité. Il précise la date et les modalités de la destruction, ainsi que la quantité concernée. Conservez-le soigneusement : vous pourrez ainsi démontrer, en cas de contrôle ou de demande d'un client, que vous avez traité les données à caractère personnel de manière conforme.

6. Et les données numériques ?

Les disques durs, les clés USB et les anciens ordinateurs portables contiennent souvent des données confidentielles. Faites-les effacer à l'aide d'un logiciel spécialisé ou détruisez-les physiquement par une entreprise certifiée. Nous ne détruisons pas nous-mêmes les supports de données : lors d'un débarras, nous les mettons de côté afin que vous puissiez les confier à une entreprise certifiée spécialisée dans la destruction de données.