Archiefvernietiging: zo laat u vertrouwelijke documenten veilig vernietigen

Kasten vol oude facturen, personeelsdossiers of klantenmappen: elk bedrijf en elke vrije beroeper zit ermee, en ook veel particulieren. Die papieren mogen niet zomaar bij het oud papier, want ze bevatten vaak persoonsgegevens.

In deze gids leest u welke documenten u moet bewaren, hoe u papier veilig vernietigt en wat een vernietigingscertificaat is.

1. Welke documenten moet u bewaren?

Vernietig niets voor de wettelijke bewaartermijn voorbij is. De belangrijkste termijnen in België:

• Fiscale documenten (facturen, contracten, bewijsstukken): 10 jaar. Dat is zo sinds de wet van 20 november 2022, vanaf aanslagjaar 2023.
• Boekhouding volgens het economisch recht: 7 jaar. In de praktijk houdt u de langste termijn aan.
• Sociale documenten, zoals het personeelsregister en de individuele rekening: 5 jaar (FOD WASO).
• Persoonsgegevens: volgens de GDPR niet langer dan nodig (Gegevensbeschermingsautoriteit).

De termijn begint meestal te lopen op 1 januari van het jaar na het document. Twijfelt u? Vraag het na bij uw boekhouder of sociaal secretariaat.

2. Wanneer ruimt u uw archief op?

• Jaarlijks: een vaste opruimronde voor documenten waarvan de termijn verlopen is.
• Bij een verhuis of renovatie: zie ook onze checklist kantoor leegmaken.
• Bij stopzetting of faillissement: lees meer over faillissementsontruiming.
• Na een overlijden: als de papieren van de overledene uitgezocht moeten worden. Lees onze gids.

3. Zelf papier vernietigen: wat werkt en wat niet?

Papiervernietiger

Voor kleine hoeveelheden volstaat een goede papiervernietiger. Kies er een die snippers maakt in plaats van lange stroken. De DIN 66399-norm deelt papiervernietigers in veiligheidsniveaus in. Voor persoonsgegevens wordt meestal minstens niveau P-4 aangeraden. Voor een volledig archief is dat wel tijdrovend.

Papier vernietigen met water

Een paar vellen kunt u in water laten weken tot ze uit elkaar vallen, en de natte pulp daarna bij het restafval doen. Dat werkt voor een handvol papieren, niet voor een archief: het is traag en rommelig, en u heeft geen bewijs van vernietiging. Voeg nooit chemicaliën toe: dat is gevaarlijk, en dat afvalwater mag niet in de riolering.

Verbranden

Papier verbranden in de tuin of in de kachel is in Vlaanderen verboden. Afval verbranden in open lucht mag niet, en ook in een houtkachel mag u geen afval stoken (VMM).

Papiercontainer

Vertrouwelijk papier hoort niet in de gewone papiercontainer of bij het oud papier: daar kan iedereen erbij.

4. Archief laten vernietigen: zo werkt het

Voor grotere hoeveelheden laat u het archief best vernietigen door een professional. Bij JunkBrothers verloopt dat zo:

• We halen het archief op, bij u thuis of op kantoor, ook als het in de kelder of op zolder staat.
• Op aanvraag nemen we ook de lege archiefkasten en rekken mee.
• Het papier wordt vernietigd door een gecertificeerde vernietigingspartner.
• U krijgt een vernietigingscertificaat als bewijs.

Dat kan eenmalig, bijvoorbeeld bij een verhuis, of als onderdeel van een bedrijfsontruiming. Ook particulieren kunnen bij ons terecht.

5. Wat is een vernietigingscertificaat?

Een vernietigingscertificaat is het officiële bewijs dat uw documenten veilig vernietigd zijn. Er staat in wanneer en hoe de vernietiging gebeurde en om welke hoeveelheid het ging. Bewaar het goed: zo kunt u bij een controle of een vraag van een klant aantonen dat u correct met persoonsgegevens bent omgegaan.

6. En digitale gegevens?

Ook harde schijven, USB-sticks en oude laptops bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Laat ze wissen met gespecialiseerde software, of fysiek vernietigen door een gecertificeerde firma. Wij vernietigen zelf geen datadragers: bij een ontruiming houden we ze apart, zodat u ze aan een gecertificeerde datavernietiger kunt meegeven.