Vider un bureau à Anvers : liste de contrôle en cas de déménagement ou de cessation d'activité

Votre bail arrive à échéance, l'équipe déménage dans de nouveaux locaux ou l'activité cesse. Quoi qu'il en soit, le bureau doit être vidé à une date précise. Et cela ne se résume pas à sortir quelques bureaux. Il y a des ordinateurs contenant des données de l'entreprise, des armoires remplies d'archives, des déchets qui doivent être triés conformément à la réglementation et un bailleur qui souhaite récupérer les locaux dans l'état décrit dans l'état des lieux.

Dans cette liste de contrôle, nous répertorions tous les éléments, dans l'ordre dans lequel il est préférable de procéder. Vous éviterez ainsi le stress de dernière minute et les frais imprévus lors de la réception des travaux. Vous préférez tout confier à un prestataire ? Dans ce cas, nous nous chargeons de l'ensemble apurement commercial.

1. Commencez par la date de livraison et planifiez à rebours

Commencez par consulter le contrat de location. Celui-ci précise la date à laquelle vous devez restituer le bien et dans quel état. En général, celui-ci doit être : vide, balayé et conforme à l'état des lieux établi au début de la location, en tenant compte de l'usure normale.

Faites le calcul à rebours à partir de là :

• 6 à 8 semaines à l'avance : faire l'inventaire, décider ce qu'il faut emporter et demander des devis.
• 3 à 4 semaines à l'avance : organiser la vente ou le don de meubles, planifier la mise au rebut du matériel informatique et la destruction des données.
• 1 à 2 semaines à l'avance : Demander une autorisation d'interdiction de stationnement, organiser l'utilisation de l'ascenseur et l'accès avec le gestionnaire de l'immeuble.
• Quelques jours avant l'état des lieux : l'évacuation elle-même, en prévoyant une marge pour les imprévus.

Ne prévoyez donc pas le déménagement le jour même de l'état des lieux. Si un imprévu survient, vous n'aurez plus le temps de remédier à la situation. S'agit-il d'une faillite ? Dans ce cas, le délai est souvent encore plus court. Pour en savoir plus, consultez notre apurement des faillites.

2. Faites l'inventaire : à emporter, à vendre, à donner ou à jeter

Parcourez les locaux pièce par pièce. N’oubliez pas les endroits souvent négligés : la salle des archives, le débarras au sous-sol, la kitchenette, l’armoire à serveurs et le parking. Répartissez le tout en quatre groupes :

• À emporter : tout ce qui sera transféré dans les nouveaux locaux.
• Ventes : Les bureaux, chaises de bureau et armoires de bonne qualité ont souvent encore de la valeur. Pensez aux sites de vente d'occasion ou aux acheteurs de mobilier de bureau.
• Faire un don : Les écoles, les associations et les organisations sociales sont souvent ravies de recevoir du mobilier en bon état. Pensez toutefois à leur demander au préalable ce dont elles ont besoin et si elles viendront le chercher elles-mêmes.
• Évacuations : tout ce qui est cassé, usé ou invendable.

Conseil : Donnez à chaque groupe un autocollant d'une couleur différente. Ainsi, le jour J, tout le monde saura immédiatement où aller. Prenez également des photos de chaque pièce. Cela permettra à une entreprise de débarras de vous proposer un devis sans avoir à se déplacer au préalable. Chez nous, c'est possible via le formulaire de devis.

3. Informatique et électronique : d'abord les données, ensuite les appareils

Les ordinateurs, ordinateurs portables, serveurs, disques durs externes et smartphones contiennent souvent des données relatives aux clients et au personnel. Conformément au RGPD, votre entreprise reste responsable de ces données, même lorsque l'appareil quitte les locaux. N’oubliez pas non plus les imprimantes multifonctions et les photocopieurs : bon nombre de ces appareils sont équipés d’un disque dur intégré.

Voici comment procéder :

• Faites effacer ou détruire vos supports de données en toute sécurité par une entreprise certifiée et demandez un certificat de destruction. Conservez-le avec votre documentation relative au RGPD.
• Donnez une seconde vie aux appareils qui fonctionnent encore par l'intermédiaire d'un spécialiste de la remise à neuf, une fois les données effacées.
• Matériel informatique de bureau courant Votre entreprise peut faire enlever gratuitement des appareils tels que des ordinateurs portables, des écrans, des machines à café et des réfrigérateurs via Recupel Pick-up. Les appareils professionnels, tels qu’une grande photocopieuse, n’entrent pas dans cette catégorie et doivent être confiés à un prestataire agréé.

Lors d'un déménagement, nous séparons toujours les supports de données. Nous ne les détruisons pas nous-mêmes, afin que vous puissiez les confier à un prestataire certifié spécialisé dans la destruction des données.

4. Archives : conserver ce qui doit l'être, détruire en toute sécurité ce qui peut l'être

Les armoires remplies de dossiers ne doivent pas être jetées comme ça avec les vieux papiers. Vérifiez d'abord ce que vous devez encore conserver :

• Documents fiscaux Depuis la modification législative de fin 2022, vous devez conserver pendant dix ans les documents tels que les factures, les contrats et les pièces justificatives.
• Dossiers du personnel et documents sociaux ont leurs propres délais de conservation. Renseignez-vous auprès de votre secrétariat social.
• Vous hésitez ? Consultez votre comptable avant de jeter quoi que ce soit.

Les documents qui doivent être conservés sont transférés ou envoyés vers un centre d'archivage externe. Ceux qui peuvent être éliminés sont détruits, et vous recevez un certificat attestant de cette destruction. Vous trouverez plus d'informations sur les délais de conservation et la destruction sécurisée dans notre guide. Destruction d'archives : comment faire détruire vos documents confidentiels en toute sécurité.

Lors d'un déménagement d'entreprise, nous trions les documents papier et, sur demande, nous les proposons pour une destruction certifiée.

5. Déchets : l'obligation de tri s'applique également en cas de débarras

En Flandre, chaque entreprise doit trier ses déchets conformément à Vlarema, la réglementation flamande en matière de déchets. Cela vaut également lorsque vous videz un bureau. Le papier et le carton, les emballages en plastique, en métal et en verre (PMD), le verre, le bois, le métal, les appareils électroniques et les déchets résiduels doivent chacun être triés dans un flux distinct. Le fait de tout jeter ensemble dans un seul conteneur peut entraîner, en cas de contrôle, un procès-verbal et une amende.

Veillez également à deux choses :

• Faites appel à un transporteur de déchets agréé et demandez une attestation d'enlèvement. Ce document vous sera utile pour votre comptabilité, votre bailleur ou le service de l'environnement.
• Ne posez rien " juste un instant " sur le trottoir. Tout ce qui est déposé sur la voie publique sans avoir fait l'objet d'un ramassage convenu est considéré comme un dépôt sauvage. Pour en savoir plus, consultez Déposer des encombrants sur le trottoir : une infraction anodine ou une amende GAS coûteuse ?

6. Logistique : interdiction de stationnement, ascenseur et accès

Vider un bureau à Anvers implique souvent des rues étroites, peu de places de stationnement et un immeuble où se trouvent d'autres locataires. Prévoyez tout cela à l'avance :

• Interdiction de stationnement : À Anvers, vous devez demander un interdiction temporaire de stationnement en ligne via votre profil A. En règle générale, vous devez le faire au moins 5 jours ouvrables à l'avance. Si vous devez le faire plus rapidement, par exemple en cas de dégagement d'urgence? Dans ce cas, vous pouvez opter pour la procédure d'urgence : jusqu'à 2 jours ouvrables à l'avance, à condition de déposer la demande avant 9 heures du matin. Cette procédure est toutefois plus coûteuse (au moins 132 € au lieu de 65 €) et n'est pas possible si vous occupez également temporairement le trottoir ou la piste cyclable. Convenez avec l'entreprise de nettoyage de qui se chargera de la demande.
• Ascenseur et zone de chargement : Réservez le monte-charge ou le quai de chargement auprès du syndic ou du gestionnaire de l'immeuble, et demandez s'il faut protéger le monte-charge et les couloirs.
• Accès et horaires : Procurez-vous les clés ou les badges et renseignez-vous pour savoir s'il existe des règles concernant le bruit ou les horaires de travail, surtout s'il y a d'autres entreprises dans le bâtiment.
• Démontage : Les grands bureaux, les armoires murales et les tables de réunion ne passent souvent pas en un seul morceau par la porte. Prévoyez du temps pour les démonter. Nous nous en chargeons démonter y compris les bureaux et les armoires lors du déménagement.

7. Remise des lieux : nettoyage sommaire et conformément à l'état des lieux

Après l'évacuation, vient l'état des lieux de sortie. Faites vous-même un dernier tour des lieux au préalable :

• Toutes les pièces sont-elles vraiment vides, y compris la cave, le grenier, la salle des archives et le parking ?
• Les étagères, panneaux et câbles installés par le locataire ont-ils été retirés, si le contrat de location l'exige ?
• Tout est-il impeccable ? Pour un nettoyage de fin de chantier en profondeur, vous pouvez également faire appel à nos service de nettoyage activer.
• Prenez une photo de chaque pièce vide en indiquant la date. Vous disposerez ainsi d'une preuve en cas de litige concernant la caution locative.

Avant et après : un bureau et un espace de stockage que nous avons vidés, y compris le démontage d'un abri en bois construit par nos soins.

Combien coûte le débarras d'un bureau ?

Le prix dépend principalement du volume, de l'étage, de l'accessibilité et de la quantité de matériaux à démonter. À titre indicatif :

Nous vous proposons toujours d'abord un prix fixe, établi sur la base de photos ou d'une visite sur place. Vous trouverez plus d'informations sur notre page Faire vider un bureau à Anvers et chez notre prix.